Customer Relationship Management (CRM), czyli w wolnym tłumaczeniu menadżer do spraw kontaktów z klientami, ma być narzędziem, które pomoże połączyć różne obszary firmy szkoleniowej. Administracja, sprzedaż i PR mają dzięki niemu współdziałać, na rzecz rozwoju firmy. W praktyce często jest to jedynie słabo zaaranżowana baza, z kilkoma dodatkowymi opcjami, w dodatku mało intuicyjna. Często jest powodem do narzekań i niepotrzebnych nerwów, bo nie zawiera potrzebnych funkcji, ma blokady, które spowalniają pracę lub nie jest odpowiednio zabezpieczony. Przyjrzyjmy się kilku czynnikom, które trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze CRM.
Możliwość dostosowania i integracji
Jeśli stoisz przed wyborem CRM, to dobry znak – jesteś w tej niespecjalnie dużej grupie firm szkoleniowych, które już odniosły sukces i mogą pozwolić sobie na dopieszczenie automatyzacji procesów. A sukces ten może on być jeszcze większy, o ile wybierzesz mądrze. Tylko co to znaczy? Otóż w pierwszej kolejności postaw na rozwiązanie elastyczne, a więc system, który będzie dopasowany do twoich potrzeb. Jeśli wybierasz „gotowca”, upewnij się, że ma takie funkcjonalności, na których ci zależy i że ewentualnie będzie go można łatwo zintegrować z systemem, na którym już pracuje twoja firma.
Płynność pracy i łatwość obsługi
Dostęp do większości funkcji w 3 kliknięciach? To brzmi tak jakby w końcu praca twoich zespołów stała się na tyle zharmonizowana, że nie musicie już siedzieć po godzinach. Nierealne? Ależ jak najbardziej realne, mało tego – będące codziennością w wielu firmach. W systemie DOCETM niektóre z funkcjonalności można zrealizować dosłownie w jednym kroku. To zresztą był główny cel projektujących system. „Przy projektowania procesów w DOCE CRM postawiliśmy na prostotę i szybki dostęp do większości funkcji, tak aby workflow był jak najbardziej przyjazny” – stwierdza Zdzisław Mierzejewski, jeden z realizatorów DOCE. A im prostsza zasada integrująca poszczególne funkcjonalności, tym szybsza i efektywniejsza praca.
Bezpieczeństwo danych
Kolejna sprawa, to tak ważne w dobie RODO, bezpieczeństwo danych. Firma szkoleniowa gromadzi ich naprawdę ogromne ilości, przy czym zapewnia klientów, że są u niej całkowicie zabezpieczone. Ale czy na pewno? Zanim kupisz system, dowiedz się jak jest zaprojektowany pod tym kątem. Czy ma kilka warstw zabezpieczeń przed atakami, czy ma zapewnione aktualizacje, jaki ma antywirus, a jaki firewall. Opinie o większości narzędzi znajdziesz w sieci.
Wsparcie dostawcy
Niektórych specjalistycznych terminów i opisów możesz zupełnie nie rozumieć i masz do tego pełne prawo. Tak samo jak do tego, aby poprosić dostawcę o wyjaśnienie ich. Nie daj się zbić z tropu i nie kupuj systemu, którego już na początku nie rozumiesz. Zadaj też kilka pytań, które pomogą podjąć decyzję czy akurat z tym dostawcą chcesz się związać, bo zakup CRM powinien być także zakupem wsparcia i obsługi dostarczanej przez dostawcę w określonym przypadkach, które powinniście opisać w umowie współpracy. Wybierz dostawcę, który oferuje kompleksowy program wdrażania. Niektórzy dostawcy proponują wsparcie techniczne przez telefon, inni dedykowanego managera ds. sukcesu klienta lub menedżera konta.
CRM z narzędziami do zarządzania szkoleniami
A zatem wiesz już, że najlepiej wybierać CRM łatwy w obsłudze, intuicyjny, zapewniający bezpieczeństwo danych, ze wsparciem dostawcy i dopasowany do potrzeb twojego przedsiębiorstwa. To mamy już ustalone. Teraz określ swoje potrzeby, przy czym jeśli system ma wspomagać procesy sprzedaży i obsługi szkoleń, to powinny być one skupione właśnie na tym obszarze. W przypadku dostawców szkoleń zarządzanie potencjalnymi klientami nie zawsze jest głównym celem, a praca administracyjna pojawia się po tym, jak potencjalny klient zarezerwuje kurs i na pewno nie jest dobre dla nikogo, jeśli jest to punkt, w którym firma ma kłopoty. CRM dla firmy szkoleniowej może mieć kilka przydatnych funkcji, takich jak np.:
- rezerwacja kursów online,
- integracja ze stroną internetową,
- ankiety online i narzędzia oceny szkoleń,
- tworzenie dokumentacji i certyfikacji,
- udostępnianie materiałów szkoleniowych.
Wybrany system powinien być specjalnie zaprojektowany tak, aby nie tylko działał bez zarzutu , ale także by pomagał rozwijać firmę szkoleniową. Dzięki niemu będziesz miał nie tylko najlepszych trenerów i szkolenia, ale też lojalnych, powracających klientów.
